船代外勤工作流程是船舶代理业务中协调船舶进出港口的核心操作规范，涵盖船舶进港、在港及离港的全流程现场作业，以确保船舶靠泊、装卸货、手续办理等环节符合口岸法规与委托方要求。
该流程分为三阶段：船舶进港时，外勤需完成登轮准备、文件交接、装卸货单据处理及动态跟踪，包括核对船舶规范、协助船长提交申报单证、确认卸货条款或装货要求等；船舶在港期间，需实时跟踪装卸进度、记录事实时间、处理委办事项（如证书申办、船员更动、海事声明等），并与口岸单位保持沟通；离港阶段需办理出口手续、收集货运证明文件、提交舱单及离港动态报告。所有操作均需通过《单船作业卡》记录，确保信息可追溯并与委托方、港口方高效衔接。
第一部分
：船舶进港现场操作
1.0 登轮业务
1.1 登轮准备：
1.1.1 根据计划调度提供的船舶预抵计划了解工作任务后，仔细阅读调度制作的《单船作业卡》和有关往来函电，了解船方要求的委办事项，掌握船舶靠泊计划。
1.1.2 备妥船舶办理进口手续所需的文件，收齐需转交船长的各类文件、船员信件、备件（若有）等以备登轮时及时转交船长。
1.1.3 如为进口卸货船舶，需向计划调度人员询问本航次的卸货条款，如船方要求凭正本提单卸货，应向进口单证人员索要经有效背书的正本提单；将正本提单出示给船长，若船长需收回正本，应让船长在复印件上签收并交进口单证人员留存。
1.1.4 如为出口装货船舶，需向计划调度人员确认以下内容（但不限于此）：
（1） 提单格式；
（2） 是否由船长提供空白提单；
（3） 装货预配舱图；
（4） 是否需要安排装货前验舱；
（5） 货物绑扎及垫舱事宜；
（6） 其他装货注意事项及委托方的特殊要求。
1.2 登轮工作：
1.2.1 根据调度提供的船舶实时动态信息，随时主动跟踪船舶进港动态，合理安排时间通知各口岸单位登轮查验。
1.2.2 外勤业务员首次登轮时，应与船长核实和查询以下有关信息（但不限于此），并在《单船作业卡》上记录：
(1) 船舶规范：当发现主要数据与《单船作业卡》记载不符时，应及时通知计划调度更改相关数据。
(2) 船舶抵港时间及检疫通过时间。
(3) 引水登轮时间。
(4) 靠泊时间。
(5) 装卸作业开始时间。
(6) 船舶抵港存油、水量。
(7) 船舶抵港前后吃水。
(8) 船用吊机安全负荷及舱口情况等。
(9) 其它需要了解的情况。
1.2.3 协助船长提供如下文件：
(1) 总申报单
(2) 货物申报单
(3) 船员名单
(4) 船员物品申报单
(5) 船用物品申报单
(6) 旅客名单（如有）
(7) 航海健康申报书、PORTS OF CALL，
(8) 船员健康申报卡
(9) 国际航行船舶概况表，PSC检查复印件
(10) 上一港出口岸许可证等。
(11) 如上一港来自国内港口，外籍船需向船长索取关封、边封、入境检疫证；如果船舶为中国籍，需索取海事局签证本、海关监管簿，若中国籍船舶空载来港，只需办理海事局签证手续。
(12) 当地口岸单位需查验的正本证书及文件，并出具相应书面收据与船长进行交接。
(13) 向船长索取签章后的进口载货舱单、过境货舱单、指/通运货舱单等货运单证，并及时送交各相关口岸单位查验。
(14) 若船舶为外籍或外商租用的中国籍船舶，须向船长索取有效的船舶吨税执照（包括台湾吨税），如船方无法提供相应证书，则要求船长填报吨税申请书，并及时通知调度；对于非营运船舶（如船舶来港修理等），按海关要求无需提供吨税执照。
(15) 若外籍船员要求登陆，除波兰、乌克兰、罗马尼亚等互免签证国家外，须由船长填报登陆申请表，向边检申请办理登陆证，并将登陆申请表副本转交结算员。对于拒签国家籍船员不予办理登陆手续，并需向船长做好解释工作。具体的船员登陆申请事宜需按最新颁布的出入境管理条例和边防有关规定执行。
1.2.4 装/卸货准备就绪通知书：
在收到船长通过电传/传真/电报或其他书面形式向我司递交或发出的装/卸准备就绪通知书之后，一般应根据船舶是否已具备装/卸准备就绪条件（如船舶是否已抵达租约指定位置，船舶本身是否具备装/卸货条件或根据租约规定的其他条款等）向船长确认收到或接受通知书。
1.2.5 如船长即时要求加油、加水、物料及伙食供应、船舶修理、船员看病、申请岸吊，费用借支等，需经计划调度向委托方书面确认费用后方可安排。 此类事项皆需由船方提出书面申请，并在《单船作业卡》上作好记录。
1.2.6 将应递交船方的文件、信件、电函等转交船长签收，并在《单船作业卡》内做好记录。
1.2.7 如船方需申请办理货物、船舶设备(如救生艇、CO2系统)检验或办理装运港加封过的货舱启封等业务，需及时经调度向委托方书面确认后方可安排,并在《单船作业卡》内做好记录。
1.2.8 以上所有资料必须在当日递交/通报有关部门,所有相关文件或资料的交接必须做好登记和签收。
2.0 进口单证交接
2.1 进口舱单;
在船舶查验完毕后，核对舱单内容无误后需在第一时间内向各口岸单位送单。并将舱单交单证业务部留底。
(1) 交海关的舱单应尽量争取在船舶抵港办理查验手续一个小时内。上午进口船舶， 最迟不晚于下午1500时交单；下午或夜间进口船舶最迟不晚于次日0900时交单。
(2) 交单证业务部留底舱单应在船舶抵港办理查验手续两个工作小时内， 由其在外勤单证交接本上签收，上午进口船舶， 应不晚于下午1600时交单；下午或夜间进口船舶应不晚于次日1000时交单。
2.2 随船文件：
在船舶查验完毕后，将船方委托递交的相关货物资料（如随船提单、货物品质证明、数量证明等）及时交单证业务部并签收。
3.0 卸货船作业
3.1 将船长签字盖章后的舱单、舱图等有关卸货单据送交港口调度、理货等相关单位。 如船方有加固、分票、倒舱、扫舱等特殊作业申请时，应及时通知调度向委托方落实费用后再安排，并在《单船作业卡》内作好记录。
3.2 大宗散杂货/油轮，如委托方/收货人要求制作分票舱单的， 应在收到计划调度或单 证业务部转来的分票舱单后，交船长签字盖章，并送交各口岸部门。
3.3 卸货完毕后，杂货船作业要从理货公司索取理货证明、“货物溢短单”（如有）、“货 物残损单”（如有）， 散货船或液体货船作业要从大副处索取检验检疫局签发的货物计量（水尺）报告或干舱证明的副本或复印件，上述文件交计划调度传真给委托方， 并在单船作业卡内做好记录。
4.0 装货船作业
4.1 将从单证业务部获取的装货清单转交船方凭以配载。
4.2 收到船方交来的装货配载图，进行检查核对后传真港口调度、外轮理货公司。如船方申请供应材料进行铺垫、加固、绑扎等项工作时，应立即报计划调度与委托方确认相关费用后再做安排，尽量避免影响装货作业，并在《单船作业卡》上做记录。
4.3 对于使用随船空白提单的装货船，应根据计划调度员的指示，在登轮时向船长索取随船空白提单纸至少三正五副。及时转交单证业务部制作提单。
4.4 按委托方指示需由船长签发提单时，将单证业务部出口单证人员制好的提单交船长审核无误后签字、盖章，再将签妥的提单送交业务部并签收。
5.0 移泊：
因生产需要或应港口当局要求时移泊，外勤业务员应注意下列事项：
(1) 与计划调度落实因移泊而产生的费用。
(2) 及时将移泊计划通知船长，以便船方有足够的时间做好移泊准备,并在《单船作业卡》上做好记录。
第二部分
：船舶在港现场操作
6.0 船舶动态跟踪
6.1 抵港动态。船舶抵港后，在1个小时内将船舶抵港动态电话或书面报计划调度。抵港动态应包括下列内容(但不限于此)：
(1) 抵港时间
(2) 存油水
(3) 前后吃水
(4) 检疫通过时间
(5) 如船未靠泊， 应报告上引水时间、预靠时间及预开工时间
(6) 如船舶已靠泊并开始作业， 则应增加下列内容：
（a） 靠泊上引水时间
（b） 靠泊时间
（c） 商检水呎公估时间（对散货船而言）， 商检测量（SOUNDING）时间（对液体货船而言），动植物检疫通过时间（对法定动植物检疫货物）；
（d） 开工时间
（e） 预完工时间
6.2 在港动态
(1) 对在港作业船舶，做到每天至少两次登轮服务；如有突发情况，随时登轮。
(2) 对于在港作业船舶，上午登轮时间不晚于0830时，下午不晚于1600时。对于突发事件，应立即登船处理，并通知计划调度。
(3) 每次登轮前，应先与港口调度、理货公司联系核对作业时间、作业工班、作业停顿时间并核实停工原因，掌握生产作业进度及有关委托业务的进展情况。登轮后与船长、大副核对相关装卸货情况，并记录在《单船作业卡》内。
(4) 及时向调度汇报船舶作业动态及其它情况，以便调度向委托方报船舶动态。
(5) 掌握船舶每天装卸进度，做好事实记录，记录事项必须有始有终。
(6) 根据实际情况正确缮制《装卸时间事实记录》。
7.0 缮制《装卸时间事实记录》
7.1 根据掌握的在港船舶装卸作业时间记录，缮制《装卸时间事实记录》。缮制完的事实记录交计划调度审阅；《装卸时间事实记录》须体现时间的连续性，内容至少包括以下项目和时间（但不限于此）：
(1)船舶抵港时间；
(2)船舶通过检疫时间；
(3)引水、靠泊、移泊时间；
(4)开始装卸及装卸进行时间、装卸完毕时间；
(5)停工时间及其原因；
(6)接管/拆管时间（适用于液体/化工品船）
7.2 装卸作业完毕后，与船长核对并共同签署《装卸时间事实记录》。并按委托方指示将事实记录传真或邮寄给委托方或相关单位,并在《单船作业卡》上做好记录。
第三部分
：委办事项及特殊情况的处理
8.0 各类证书的申办及有关项目的检验
8.1 接委托方/船长的书面申请并由计划调度落实费用后，联系办理有关船舶证书或安排有关项目的检验。内容包括：
(1)船舶各类适航证书；
(2)船舶吨税证书；
(3)船舶卫生控制（免除）证书；
(4)卫生证书；
(5)水尺公估计量证书；
(6)各类船体设备检验；
(7)各类货物及其损坏检验；
(8)各类货舱封舱,干舱检验等；
8.2 将书面申请及时送达有关单位，跟踪并落实进展情况。将收到/取回的有关证书交船长签收，并将副本与书面申请留底交予调度，并在《单船作业卡》上作记录。
9.0 船长委办事项
若船方要求检修主机、排放压舱水、明火作业、船体油漆作业、在港内进行救生艇演习等事项都须事先经海事处批准。船方必须以书面提出申请，外勤业务员将申请转交海事处批准后，船方才可进行相关操作。
10.0 船长借支
10.1 船长要求借支时，外勤业务员应问明所借款项的数额及货币种类。经计划调度或结算员取得委托方的书面确认方可办理。
10.2 借支款交船前准备好借据一式4份，交款时应由船长核对款项后签字并盖章，至少取回两份借据并交公司财务部。
11.0船损事故处理及海事声明签证
11.1 船舶发生事故应立即报公司主管领导，如需抢救则立即安排抢救。及时向计划调度报告，由计划调度立即以书面形式通知委托方并与之确认相关海事签证费用。登轮了解事故现场协助各方妥善处理，由船长出具海事报告呈报海事局，并在《单船作业卡》做记录。
11.2 如船舶因海上风浪或其它不可抗力因素导致船舶或货物受损需递交海事声明，收到船长递交的海事声明及相关证明性文件后应及时呈报海事局办理签注备查。一般情况下，船方应在船舶抵港24小时内和装卸货作业开始前递交。遇特殊情况无法及时递交时，应先电话通知海事局，取得超期办理的许可。
11.3 海事声明签妥后应及时送交船长，并在《单船作业卡》上记录。
12.0 船员更动（遣返）：
12.1 如有船员需在本港更动的，需首先由计划调度与委托方落实相关费用。
12.2 办理外籍船员更动须先向指定有效的签证机构申请中国签证，获批准后方可办理相关手续.
12.3 中国籍船员
(1) 对于中国籍船员的上船离境手续,须海员离境证明到边检办理出境手续并在海员证件上加盖出境章.
(2) 对于中国籍船员的下船入境手续,须持船长出具的船员离船证明到边检办理入境手续并在海员证件上加盖入境章。
12.4 外国籍船员
(1) 对于外国籍船员上船离境手续,须凭有效签证到边检办理出境手续并加盖出境章。
(2) 对于外国籍船员下船入境手续,须持有效签证到边检办理入境手续并加盖入境章。
13.0交通、通讯、邮递
如船方使用以下各项服务，须填写本公司统一印制的相关收费单据，并让船长签字盖章确认，交结算员以便向委托方收取相关服务费用：
13.1 交通 – 凡船方要求我司提供交通车、船服务或外勤为船舶服务使用交通工具均应填报相关的交通车船费单据；
13.2 通讯 – 凡船方要求提供的相关通讯服务均需填报相关的通讯收费单；
13.3 邮递 – 凡船方要求代为其邮递信件、物品时，应事先与计划调度向委托方确认费用后方可安排，并填写邮递收费单。
第四部分
：船舶离港现场操作
14.0 船舶离港手续
14.1 在办理船舶离港手续前应事先了解：
(1) 船舶作业预计完工时间
(2) 所有船舶证书是否齐备有效
(3) 船方委办一切事项是否都已办妥
(4) 本航次挂靠港期间有无船员或旅客变动。如有，则向船方索要变更后的船员/旅客名单。
(5) 向计划调度了解备用金有无到帐
(6) 需了解的其它情况（如下一挂港、航线特殊要求等）
14.2 在船舶开航前收集或协助船方填写相关申报单证
14.3 按照各当地口岸程序办理船舶出口手续;
14.4 将《国际航行船舶出口岸许可证》及其它相关文件在开航前交船长签收。
14.5
（1）对于装货出口的船舶，应向船方索取实际配载图，大副收据等相关单证。如由船长签发提单，由船长按委托方要求份数签发提单正、副本；如需我司代签提单， 则需船长或委托方书面委托授权并交单证业务部代签。
（2）对于卸货出口的船舶，需向船长索取以下货物数量证明文件（但不限于此）：
-散货船：水尺测量报告（首尺和尾尺）
-杂货船：理货报告，装载积载图
-液体/化工品船：液舱测量表（装卸前和装卸后），干舱证
14.6 向船长索取船舶离港信息，内容包括（但不限于此）：离港存油水、离港水尺、开航时间、预抵下一港时间等。
14.7 将需交船方的文件在船舶开航前交予船长并签收，《装卸时间事实记录》经船长审核确认后签字盖章确认，各执两份；通知船长引水登轮时间，做好开航准备。
14.8 向调度报发离港电
14.8.1在船舶离港后1个小时内电话或书面通知计划调度至少包括下列内容，但不限于此：
（1）完工时间
（2）离港引水上船时间
（3）船舶离港时间
（4）预抵下一港时间
（5）离港水尺
（6）离港存油、水量
（7）实际装货/卸货量
15.0 出口单证交接
船舶离港后将经船长签章后的舱单送交各相关部门，并交单证业务部留底。
(1) 交海关的舱单应在半个工作日内。上午出口船舶， 应不晚于下午1500时交单；下午或夜间出口船舶应不晚于次日0930时交单。
(2) 交单证业务部留底舱单应在半个工作日内，由其在外勤单证交接本上签收，上午出口船舶， 应不晚于下午1600时交单；下午或夜间出口船舶应不晚于次日1000时交单。
16.0 在船舶离港后1个工作日内将《航次费目单》及其它相关单证交调度。
17.0 船舶开航后2个工作日内应将《单船作业卡》内所有相关资料整理妥当交调度并签收。